Checkliste für Ihre Veranstaltungsplanung

Wenn Sie mit der Planung und Organisation von Veranstaltungen und Events betraut sind, müssen Sie viele Dinge beachten, z.B. welche genauen Ziele wollen Sie mit der Veranstaltung erreichen und an welche Zielgruppen richtet sich Ihr Event?

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Wir haben Ihnen eine Checkliste für Ihre Veranstaltungsplanung zusammengestellt, die die wichtigsten Punkte für eine Event-Planung enthält:

Veranstaltungsdetails: Was wollen Sie machen?

  • Thema
  • Termin
  • Uhrzeit
  • Veranstalter
  • Veranstaltungsort
  • Einzugsgebiet
  • Besucherziel
  • Budget/Kostenrahmen

Zielsetzung: Was wollen Sie erreichen?

  • Vertriebsziele, z.B. Kundenbindung, Neukundengewinnung, Produkteinführung, Steigerung des Abverkaufs
  • Kommunikationsziele, z.B. Pressewirkung, persönliche Kontaktpflege, Motivation
  • Kernbotschaft/-Inhalte, z.B. Service, Angebotsschwerpunkte

Vorherige Veranstaltungen: Was wurde bisher gemacht?

  • Veranstaltungsart
  • Werbung

Zielgruppen: Wen wollen Sie ansprechen?

  • Anzahl
  • Alter
  • Geschlecht
  • Sozialgefüge
  • Mentalität
  • Sportlichkeit
  • Kunden
  • Neukunden
  • Presse
  • Institutionen (Verwaltung, Politik, Verbände, Organisationen, Vereine)
  • Lieferanten
  • Geschäftspartner
  • Banken
  • Sonstige wichtige Personen, Firmen
  • mit Ehe-(Partner)? Mit Kindern ?

Zeitrahmen

  • Dauer
  • Anreise
  • Abreise

Veranstaltungsablauf: Wie gestalten Sie die Veranstaltung?

  • Einleitung
  • Höhepunkt
  • Schlussteil
  • Uhrzeit
  • Einzelaktionen
  • laufende Aktionen
  • Redner buchen

Aktionsfelder (Örtlichkeiten): Was findet wo statt und was wird hierzu benötigt?

  • Vorplatz, z.B. Zelte, Stühle, Tische, Bänke
  • Bühne, z.B. Musikinstrumente, Pult
  • Ladenlokal/Halle, z.B. Displays, Dekoration, Stühle
  • Werkstatt/Fabrikhalle, z.B. Modellstück zur Fertigung
  • Küche/Catering
  • Toiletten

Kostenplan: Was zahlen Sie?

  • Gesamtkosten
  • Kosten pro Person

Vorbereitung: Was tun Sie vor der Veranstaltung?

  • Einladungen, schriftlich, persönlich
  • Programme
  • Ansprache Sponsoren
  • Ansprache Hilfskräfte
  • Werbemaßnahmen (Plakate, Anzeigen, Text in Rechnungen)
  • Presseinfo
  • Auswertung der Rückläufe

Nicht vergessen!

  • Information/Anmeldung (von/bei Behörden, Verwaltungen)
  • Ordnungsamt, für die Nutzung öffentlicher Flächen
  • Feuerwehr, je nach Anzahl der Gäste und Programm
  • Rotes Kreuz
  • GEMA für das Abspielen von Tonträgern jeder Art (CD, Video, Mp3 etc.) oder für Auftritte von Live-Musikern

Informationsfluss sichern!

  • Abstimmung des Ablaufes und die Aufgabenverteilung mit allen Beteiligten

Durchführung: Was machen Sie bei der Veranstaltung

  • persönliche Betreuung
  • Fotoaufnahmen
  • Moderation
  • Ablaufkontrolle durch einen Hauptverantwortlichen

Nachbereitung: Was ist wichtig nach der Veranstaltung?

  • Dankschreiben an Sponsoren (ca. 3 Wochen nach der Veranstaltung)
  • Fotoversand an Geschäftspartner, Presse, Gäste, Honoratioren
  • Fotoausstellung im Ladenlokal
  • Presseinfo
  • Angebotsversand

Kostenkontrolle

  • Abgleich Soll-/Ist-Vergleich
  • Checkliste Veranstaltungsplanung überarbeiten
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Tipp:

Stellen Sie sich beim Event oder bei der Veranstaltung auch auf nicht geplante Situationen ein. Speziell im Veranstaltungsbereich ist trotz hervorragender Vorbereitung und Durchführung oft Improvisationstalent gefragt.

Nutzen Sie unsere Checkliste Veranstaltungsplanung als roten Faden zur Vorbereitung Ihrer Veranstaltung.