Zeit steht nicht still, aber sie kann sinnvoll genutzt werden – gerade im Firmenalltag

Ja, das Zeitmanagement-System nach dem Eisenhower-Prinzip ist für Sie vermutlich schon ein alter Hut. Es kommt gleich nach dem Eisbergmodell in der Kommunikation. :) Doch wir finden es so gut, dass es sich lohnt, hier noch einmal drüber zu bloggen. Warum?

Vor kurzem haben wir im Blog einen Beitrag über die 3 Rollen im Unternehmen bzw. die Rolle als „Unternehmer“ geschrieben. In den drauffolgenden Gesprächen mit Unternehmern und Selbständigen und auch in unserem Alltag ist uns noch einmal aufgefallen, dass es sich immer wieder lohnt kritisch auf das eigene strategische TUN im Geschäft zu schauen.

Sie haben keine Zeit für die wichtigen Dinge in Ihrem Leben bzw. in Ihrem Geschäft? Sie verrennen sich in Kleinigkeiten, die Sie strategisch nicht voranbringen? Sie wollen jede Email beantworten, weil man das eben so tut? Sie vernachlässigen Ihre Wünsche, da Sie sich voll und ganz für Ihr Unternehmen aufgeben?

Halten Sie kurz inne und atmen Sie einen Moment lang durch.

Keine Zeit heißt keine Struktur

Das wichtigste, was Sie in Ihrem Leben machen können, ist es, die Zeit, die Sie besitzen, gut zu nutzen – das heißt: gut zu strukturieren. Wenn Sie Ihre Zeit gut strukturieren, verrennen Sie sich nicht mehr in unnötigen Aktivitäten und haben dadurch genügend Spielraum für die wichtigen Dinge des Lebens und des Geschäfts.

Doch wann ist eine Aufgabe wirklich dringend, wann wichtig?

Je weniger Zeit Sie gerade haben, je eher sollten Sie nun weiter lesen. :)

Werfen Sie noch einmal einen Blick auf das folgende Zeitmanagement-Prinzip:

Dringend vs. wichtig:

Sinnvoll ist es Ihre Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu ordnen, um zu sehen, was wirklich erledigt werden muss.

Wichtig sind Aufgaben, durch die Sie ein Ziel erreichen. Wenn Sie durch das Erledigen einer Aufgabe kein Ziel erreichen, oder keinem Ziel näher gebracht werden, ist diese als unwichtig einzustufen.

Dringlich sind Aufgaben, die eine Frist haben. Sei es eine Abgabefrist oder sei es ein anderer Grund, der es verlangt, die Aufgabe, so schnell es geht, zu erledigen. Dies könnten beispielsweise sich ändernde Marktbedingungen sein, auf die man schnell reagieren muss.

In Quadranten eingeteilt sieht das dann so aus:

A-Quadrant: Wichtig und dringlich

Aufgaben, die diesem Quadrant zugeordnet werden, haben eine hohe Priorität. Sie sind von erheblichem Nutzen, um Ihre selbstgesteckten, strategischen Ziele zu erreichen. Aus diesem Grund sollten Sie diese selbst erledigen und nicht delegieren.

B-Quadrant: Wichtig, aber nicht dringlich

Auch diese Aufgaben sind für Ihre strategischen Ziele sehr wichtig und aus diesem Grund sollten Sie auch diese nicht an andere delegieren. Der Unterschied zum A-Quadrant liegt darin, dass diese Aufgaben keinem Zeitdruck unterliegen. Es ist dadurch weniger relevant, wann Sie diese erledigen. Wichtig ist nur, dass Sie die Aufgaben angehen. Gerade die strategischen Unternehmensfragen werden gern auf „wenn-ich-mal-Zeit-habe“ vertagt – also nie! J

C-Quadrant: Nicht wichtig, aber dringlich

Dieser Aufgabentyp hat eine Deadline, ist aber noch nicht oder generell nicht wichtig für Ihre Strategie. Es ist relevant, dass dieser schnell erledigt wird. Allerdings bringen diese Aufgaben Sie im Geschäft bezogen auf Ihre globalen Ziele nicht weiter. Dadurch ist es weniger relevant, wer diese Aufgaben erledigt. Um sich Zeit für die strategische Ausrichtung und die zukünftige Sicherung Ihres Geschäftes zu nehmen, können Sie solche Aufgabentypen getrost delegieren.

D-Quadrant: Nicht wichtig und nicht dringlich

Diese Aufgaben bringen Sie weder einem Ziel näher, noch besteht ein zeitlicher Druck, diese zu erledigen. Die Aufgaben des D-Quadranten können ohne weiteres vernachlässigt werden. Sparen Sie sich die Zeit, die durch die Bearbeitung dieser Aufgaben verloren gehen würde. Eine Nichtbearbeitung der Aufgaben wird keine negativen Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben.

Wie steht’s um Ihre aktuellen Aufgaben?

Die ABCD-Quadranten hier noch einmal prägnant zusammengefasst:

1. Sammeln Sie einmal kurz Ihre aktuellen Kernaufgaben. Unser Tipp: schreiben Sie einfach mal zwei Wochen lang jede Aufgabe mit – am besten in einer immer geöffneten Excel-Tabelle mit groben Zeiten (Dauer pro Aufgabe). Das geht ziemlich schnell und ist erstaunlich, wenn Sie wirklich ALLES aufschreiben und nach 2 Wochen drauf schauen!
2. Versuchen Sie dann Ihre Aufgaben den Quadranten einzuordnen (in der Excel-Tabelle geht es recht einfach: einfach in 4 verschiedenen Quadranten-Farben markieren).
3. Versuchen Sie den A-Quadrant (wichtig, dringlich – sofort erledigen) so schnell es geht abzuarbeiten bzw. zu überlegen, wie Sie das in Zukunft (besser) sicherstellen können.
4. Versuchen Sie den C-Quadranten (dringend, nicht wichtig – delegieren) soweit es geht abzugeben – an Mitarbeiter, an Externe, an Praktikanten… – was wollen Sie in Zukunft an wen abgeben?
5. Der B-Quadrant (wichtig, nicht dringlich – fokussieren) bringt Sie langfristig voran. Konzentrieren Sie sich darauf ihn zu bearbeiten und Ihre Strategie immer weiter zu verfeinern. Er wird daher auch als Traumquadrant bezeichnet!
6. Eliminieren Sie den D-Quadrant (nicht wichtig, nicht dringend – ignorieren) aus Ihrem Zeitplan – zumindest aus dem, den Sie optimieren wollen. :)

Am Ende geht es jetzt auch nicht darum, alles umzuschmeißen und dann gar nichts zu verändern, sondern zu beginnen.

Wenn Sie ab jetzt bestimmte E-Mails nicht mehr selber beantworten, Anrufe nur noch nachmittags annehmen (und sie sich vormittags von einem Telefonservice oder Ihrer Mitarbeiter aufschreiben lassen, um Zeit für fokussierte B-Aufgaben zu haben) und Internet-Stöbereien nur noch nach der Mittagspause im Konzentrationstief zu erledigen, dann ist schon viel getan.