Checkliste für Ihre Veranstaltungsplanung
Wenn Sie mit der Planung und Organisation von Veranstaltungen und Events betraut sind, müssen Sie viele Dinge beachten, z.B. welche genauen Ziele wollen Sie mit der Veranstaltung erreichen und an welche Zielgruppen richtet sich Ihr Event?
Wir haben Ihnen eine Checkliste für Ihre Veranstaltungsplanung zusammengestellt, die die wichtigsten Punkte für eine Event-Planung enthält:
Veranstaltungsdetails: Was wollen Sie machen?
- Thema (z.B. Der Vortrag zum Buch: „DEIN LEBEN – DEINE ENTSCHEIDUNG“ Hier geht es zu Amazon
- Termin
- Uhrzeit
- Veranstalter
- Veranstaltungsort
- Einzugsgebiet
- Besucherziel
- Budget/Kostenrahmen
Zielsetzung: Was wollen Sie erreichen?
- Vertriebsziele, z.B. Kundenbindung, Neukundengewinnung, Produkteinführung, Steigerung des Abverkaufs
- Kommunikationsziele, z.B. Pressewirkung, persönliche Kontaktpflege, Motivation
- Kernbotschaft/-Inhalte, z.B. Service, Angebotsschwerpunkte
Vorherige Veranstaltungen: Was wurde bisher gemacht?
- Veranstaltungsart
- Werbung
Zielgruppen: Wen wollen Sie ansprechen?
- Anzahl
- Alter
- Geschlecht
- Sozialgefüge
- Mentalität
- Sportlichkeit
- Kunden
- Neukunden
- Presse
- Institutionen (Verwaltung, Politik, Verbände, Organisationen, Vereine)
- Lieferanten
- Geschäftspartner
- Banken
- Sonstige wichtige Personen, Firmen
- mit Ehe-(Partner)? Mit Kindern ?
Zeitrahmen
- Dauer
- Anreise
- Abreise
Veranstaltungsablauf: Wie gestalten Sie die Veranstaltung?
- Einleitung
- Höhepunkt
- Schlussteil
- Uhrzeit
- Einzelaktionen
- laufende Aktionen
- Redner buchen (z.B. Vortrag zum Buch)
Aktionsfelder (Örtlichkeiten): Was findet wo statt und was wird hierzu benötigt?
- Vorplatz, z.B. Zelte, Stühle, Tische, Bänke
- Bühne, z.B. Musikinstrumente, Pult
- Ladenlokal/Halle, z.B. Displays, Dekoration, Stühle
- Werkstatt/Fabrikhalle, z.B. Modellstück zur Fertigung
- Küche/Catering
- Toiletten
Kostenplan: Was zahlen Sie?
- Gesamtkosten
- Kosten pro Person
Vorbereitung: Was tun Sie vor der Veranstaltung?
- Einladungen, schriftlich, persönlich
- Programme
- Ansprache Sponsoren
- Ansprache Hilfskräfte
- Werbemaßnahmen (Plakate, Anzeigen, Text in Rechnungen)
- Presseinfo
- Auswertung der Rückläufe
Nicht vergessen!
- Information/Anmeldung (von/bei Behörden, Verwaltungen)
- Ordnungsamt, für die Nutzung öffentlicher Flächen
- Feuerwehr, je nach Anzahl der Gäste und Programm
- Rotes Kreuz
- GEMA für das Abspielen von Tonträgern jeder Art (CD, Video, Mp3 etc.) oder für Auftritte von Live-Musikern
Informationsfluss sichern!
- Abstimmung des Ablaufes und die Aufgabenverteilung mit allen Beteiligten
Durchführung: Was machen Sie bei der Veranstaltung
- persönliche Betreuung
- Fotoaufnahmen
- Moderation
- Ablaufkontrolle durch einen Hauptverantwortlichen
Nachbereitung: Was ist wichtig nach der Veranstaltung?
- Dankschreiben an Sponsoren (ca. 3 Wochen nach der Veranstaltung)
- Fotoversand an Geschäftspartner, Presse, Gäste, Honoratioren
- Fotoausstellung im Ladenlokal
- Presseinfo
- Angebotsversand
Kostenkontrolle
- Abgleich Soll-/Ist-Vergleich
- Checkliste Veranstaltungsplanung überarbeiten
Tipp:
Stellen Sie sich beim Event oder bei der Veranstaltung auch auf nicht geplante Situationen ein. Speziell im Veranstaltungsbereich ist trotz hervorragender Vorbereitung und Durchführung oft Improvisationstalent gefragt.
Nutzen Sie unsere Checkliste Veranstaltungsplanung als roten Faden zur Vorbereitung Ihrer Veranstaltung.
